Reduce los gastos de tus viajes internacionales de negocios

Viajar es una de las mejores formas que tienen las empresas de hacer nuevos contactos y de concretar operaciones; por lo que no sorprende que tantas lo hagan con frecuencia.

Sin embargo, los viajes de negocios no son baratos, especialmente cuando implican desplazamientos internacionales. Los gastos pueden aumentar rápidamente cuando los empleados tienen que ausentarse de sus hogares para visitar a socios y colegas. Desde el precio de los pasajes aéreos y el alojamiento, hasta los gastos para necesidades esenciales, como alimentos y bebidas. Todos sabemos que un viaje a una oficina en otro país puede significar un gran golpe para las finanzas de la empresa.

Si bien es poco probable que las empresas dejen de hacer viajes internacionales por completo, existen maneras de reducir gastos y bajar costos considerablemente. La planificación cuidadosa es una de las mejores maneras en que las empresas pueden ahorrar dinero, pero, para hacerlo, necesitan una inversión de tiempo inicial.

Esto puede significar la implementación de un nuevo sistema de reservas o quizás, todo sea cuestión de pedirles a los empleados que elijan los vuelos y el alojamiento más económicos posibles para cada viaje.

También es de vital importancia intentar planificar el viaje con la mayor antelación posible, ya que normalmente se encuentran mejores precios de vuelos y alojamiento cuando se reservan con antelación. Si dejas la reserva hasta último momento, es muy probable que termines pagando más de la cuenta.

Otra de las cosas que se debe prever con antelación a la hora de ahorrar dinero es conocer el área. Si dedicas un poco de tiempo a investigar en Internet el país y sus regiones, podrás tener una buena idea acerca de qué zonas son conocidas por ser las más caras y cuáles son las más apropiadas para empresas y no para viajeros de placer.

Esto también te ayudará a asegurarte de que no estés haciendo un falso ahorro; por ejemplo, si reservas por error un hotel que queda muy lejos de la oficina a la que irás, los gastos de transporte serán tales que el viaje terminará siendo más caro que si te hubieras alojado en un hotel más cercano.

Otra forma útil de reducir los gastos de viajes internacionales de negocios es asegurarte de que uses servicios económicos para hacer todas tus llamadas internacionales. Independientemente de que estés en la etapa de planificación o ya en el extranjero, utilizarlos puede suponer un gran ahorro de dinero para las empresas y ayuda a eliminar la presión y las preocupaciones asociadas al gasto por llamadas de larga distancia.

Y además, gracias a que en la actualidad las conexiones a Internet de alta velocidad son muy frecuentes, las empresas pueden implementar teleconferencias fácilmente en varios lugares —ya sean locales, nacionales o internacionales— para realizar llamadas y videollamadas y así ayudar a reducir aún más los gastos. 

Si usas un enfoque inteligente para facilitar los viajes internacionales, el personal estará más satisfecho y el presupuesto será más holgado.