Guía para Optimizar la Tecnología de tu Oficina

Cualquier oficina moderna está dotada de escritorios, sillas, computadoras en red y, por supuesto, un grupo de personas muy trabajadoras. Luego está el equipamiento periférico como las trituradoras de papel, los teléfonos, las fotocopiadoras y las impresoras; elementos vitales que juegan un rol propio en el éxito de cualquier negocio.

De hecho, en plena revolución digital, es de suma importancia que las empresas no descuiden la actualización de su tecnología y aprovechen los beneficios de los nuevos dispositivos para acelerar y optimizar el equipamiento de su oficina. ¿Pero qué hacer con las tecnologías tradicionales que antecedieron al uso extendido del email y otros medios de comunicación online?

Aunque quizás pienses que las máquinas de escribir son una especie en extinción, en 2009 el Departamento de Policía de New York salió en primera plana por gastar casi un millón de dólares en máquinas de escribir. Créase o no, aún es posible enviar un telegrama, aunque ahora se realiza a través de la web y es bastante caro en comparación con los emails y los faxes.

Por supuesto, muchas personas afirmarán que las máquinas de fax están obsoletas, pero el medio millón de máquinas de fax vendidas en los Estados Unidos entre 2009 y 2010 sugeriría lo contrario. ¿Esto significa que las empresas modernas todavía tienen que invertir en máquinas de escribir y telegramas? Obviamente, la respuesta es un categórico “no”, pero no es de desdeñar que tu oficina todavía tenga la capacidad de enviar un fax cuando lo necesite.

Esto no significa que tengas que invertir las ganancias de tu compañía en una reliquia de los años ’80, pero sí que cuando estés por comprar una nueva impresora, te asegures de que posea una funcionalidad de fax incorporada, para aquellas ocasiones en que un cliente testarudo se empeña en enviarte por fax una factura o un documento legal firmado.

En vez llenar tu oficina de engorrosas fotocopiadoras y escáneres, asegúrate que tu impresora principal sea un híbrido que incluya las funcionalidades de dichos dispositivos. Las impresoras láser e impresoras multifunción han recorrido un largo camino desde los albores de la era digital y en la actualidad, permiten a negocios de todos los tamaños acceder a una alta calidad de impresión.

Las nuevas impresoras láser pueden combinar múltiples funciones como copiado, escaneado y fax, al mismo tiempo que ofrecen impresión de textos y gráficos de alta calidad y a gran velocidad. Además del obvio beneficio que representa para las empresas presentarse de modo profesional, el espacio adicional que se crea al reducir los periféricos de la oficina puede ser destinado a actividades más lucrativas, e incluso a más empleados.

La tecnología ha avanzado a pasos agigantados en la última década y, probablemente, toda empresa seria ya ha descartado a las máquinas de escribir y a los telegramas desde hace mucho tiempo. Aunque los faxes están en peligro de extinción, las maravillas de la tecnología moderna nos permiten agregar las funcionalidades de los equipos obsoletos, como las máquinas de fax, a nuestros dispositivos híbridos. ¡Así que anímate a dar de baja a tus equipos monofunción y dale la bienvenida a las impresoras láser multifunción!