Algunas consideraciones para lograr reuniones eficaces

En una gran cantidad de actividades humanas es necesario el trabajar en equipo y en forma organizada por lo que es común la realización de diferentes reuniones con la finalidad de llegar a acuerdos, establecer estrategias, distribuir el trabajo y lograr metas, objetivos o la solución de conflictos.

El gran inconveniente es que muchas de esas reuniones no son eficaces y en reiteradas ocasiones se cae en un círculo que no conduce sin sentido que no conduce a los resultados que se esperan, en ese sentido se debe planificar reuniones eficaces siguiendo y respetando los siguientes principios:

v  Comenzar puntualmente: El tema de la puntualidad es esencial para tomar dominio y control de una situación y de nuestra vida, cuando una reunión comienza después de la hora entonces se transmite un mal mensaje de desorganización y falta de respeto, es indispensable resaltar las políticas de absoluta puntualidad, como nos dice Andrew Corentt en su libro Yo Soy Feliz, Yo Soy Rico que es indispensable respetar su palabra, o sea respetarse a sí mismo, si usted no controla ni las cosas más pequeñas entonces cómo piensa controlar grandes proyectos, en este libro usted aprende las técnicas para hacer que sus palabras tomen poder y la primera estrategia es siempre cumplir las tareas que usted se ha comprometido a realizar.

v  Revisar la agenda y establecer prioridades: Uno de los grandes inconvenientes de muchas reuniones es que se tocan una gran cantidad de temas que son de poca importancia y el resultado de esto es que el tiempo se agota sin que se aborden los temas más importantes, entonces usted debe asegurarse de tratar los temas más urgentes y trascendentales.

v  Ceñirse a la agenda: Es común perder el objetivo en una reunión y es aquí en donde el moderador o líder debe estar atento a fin de asegurar que los objetivos se cumplan a cabalidad.

v  Asignar apropiadamente las tareas: Esto es aplicable antes, durante y después, un buen planificador siempre da respuestas oportunas, es necesario evitar en todo momento la improvisación.

v  Establezca fechas de ejecución: Trabajar en base a metas es fundamental, de lo contrario las personas estarán sin una orientación precisa, el logro de metas requiere un continuo compromiso, en el libro El Secreto del Poder de las Metas de Andrew Corentt nos muestra el proceso detallado para la construcción de metas en forma eficaz, así como las técnicas que nos conducirán a un profundo compromiso y convencimiento de la idea que deseamos implementar, al leer este libro también podremos derrotar los conflictos internos que nos impiden los logros que realmente nos hemos propuesto, la motivación será extraordinaria.

v  Resumir los acuerdos: El hecho de llegar a un acuerdo puede ser una actividad bastante compleja pero lo es mayormente su cumplimiento, de nuevo usted debe hacer respetar su propia palabra, es decir si se ha comprometido a realizar algo cúmplalo, eso le dará un excelente dominio de las circunstancias.

v  Escribir el acta: Las actas son indispensables para ver la evolución de una idea, así como una guía para observar continuamente los compromisos que se han acordado, nos dan una pauta de la evolución histórica.

v  Editar y distribuir el acta con prontitud: Entre más rápido se entregue un acta entonces más frescas estarán las ideas que se han discutido, lo que permitirá afianzar las ideas y hacer las correcciones oportunas.

v  Impulsar el cumplimiento de los acuerdos: Normalmente esta es la etapa más difícil, ya que acá se requieren de acciones firmes a fin de materializar las ideas.

v  Si no se pudieron abarcar ciertos temas, deben incluirse en la próxima reunión: Esto debería evitarse en lo posible pero si no se pudo entonces debe abordarse lo más pronto posible, hay que evitar ir postergando temas complejos debido al temor de sus implicaciones, entre más difícil sea un tema entonces debe comenzar a resolverse pronto.

Trabajar en base a resultados y con una estricta organización es la clave del éxito personal o empresarial, todo cambio requiere un compromiso permanente, las acciones continuas son las que nos llevan al convencimiento interno y este es el que crea y condiciona la realidad.

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