Urbanismo, digitalizar expedientes y planos

La empresa GUPOST Gestion documental ya está digitalizando planos y ofrece la posibilidad de digitalizar planos hasta DIN AO debido a las peticiones de muchos de sus clientes, empresas ferroviarias, ingenierías, ayuntamientos…

Hasta hoy y durante muchos años nuestros ayuntamientos han gestionado el Plan General de Ordenación Urbana de sus municipios, labor dificultosa debido al rápido crecimiento de nuestras ciudades y al aumento de la población. Por lo tanto se encuentran con gran cantidad de expedientes y documentos que tienen que manejar, teniendo que ajustarse a lo exigido por la ley en cada momento.

Los expedientes de urbanismo son claves, ya que pueden revisarse las obras y construcciones realizadas por las empresas y diferentes organismos responsables de éstas, empresas privadas, Ayuntamientos, Diputaciones o los Gobiernos Autonómicos.

Objetivos y solución aportada por GUPOST Organizacion de archivos y Gestion documental:

Problema:

Importancia de dar atención a las peticiones y necesidades que genera la gestión de los Expedientes del Archivo de Planeamiento Urbanístico de los ayuntamientos. También es importante agilizar la búsqueda de información sobre convenios, expropiaciones, reparcelaciones, urbanizaciones, etc.., de esta manera agilizar a las personas que trabajan en el ayuntamiento su trabajo, haciéndolo más cómodo y rápido.

Solución:

La manipulación de la documentación ordenándola y clasificándola, para después grabarla en una base de datos, de esta manera ajustándose a las necesidades del cliente, para posteriormente escanear y vincular las imágenes digitales de los expedientes. De esta manera poseemos una base de datos para realizar búsquedas de los expedientes por fechas, tipos de documentos, sin necesidad de ir a buscarlos.

BENEFICIOS DE LA DIGITALIZACION Y LA GESTIÓN DOCUMENTAL DE LOS EXPEDIENTES DE URBANISMO:

Con la digitalizacion de los expedientes de urbanismo, se consigue principalmente agilizar el trabajo de consulta del personal de los organismos públicos donde se utilizan.
Al convertir esta documentación en imágenes digitales, ya no es necesario el contacto directo con ellos, ya que pueden ser consultados con todo detalle en la pantalla del ordenador. De esta forma, se evitan desplazamientos innecesarios a las dependencias donde se archiva dicha documentación y puede permanecer en algún almacén bajo custodia.

Entre los documentos que se pueden escanear, encontramos:
– Documentación Administrativa:
Acuerdos, actas de ocupación, actas de pago, aprobaciones, sentencias, ordenanzas, boletines oficiales, etc.
– Documentación Técnica:
Memorias y planos del proyecto, que pueden ser de particulares, del ayuntamiento o de otro organismo superior.

Este proceso de digitalización, permite al personal del ayuntamiento, realizar una gestión documental de manera ágil.
Las imágenes son de muy buena calidad, permitiendo hacer multitud de consultas en muy poco tiempo (búsquedas por expedientes, fechas, tipos de documentos u otras características especificadas por el ayuntamiento), ya que a veces, los expedientes son muy extensos y lo realmente necesario son unos pocos documentos administrativos, las memorias técnicas o algunos planos.
Igualmente permite realizar todas las copias necesarias sin tener que recurrir al documento original. Basta con enviar la imagen a una imprenta online y esta empresa se encargará de hacerlas y si es necesario realizar un mailing.
Con el sistema de almacenado de las imágenes, se realizan copias de seguridad que permiten conservar una imagen digital, en caso de que por cualquier motivo desapareciesen los originales.